【Web講演会】まだまだ進化するWeb講演会。基礎の理解と新たな3つの活用方法


製薬企業や医療機器企業主催の医療従事者向け講演会。 医療従事者と講演者または企業との親和性を高めるものとして、日々全国各地で開催されております。 著名な講演者による有意義な講演会を聴講できるだけでなく、聴講者同士の交流も深まるため、ホテルなどの外部会場で開催される講演会も多くありますが、主催者からは以下のような声が上がることも少なくありません。

  • 外部会場の手配などの事前準備に手間がかかる
  • 会場費以外にもコストがかかり、予算を抑制したい
  • 会場までの移動や時間的な制約のため聴講希望者からキャンセルを受けた

このような課題に対して、2010年頃より普及が進んだソリューションが、「Web講演会」。今日においては、医療業界において、Web講演会が開催されない日はないほどに、重要な医療情報の提供の場となっています。 一方で、インターネットを通じて行うWeb講演会には、技術上のトラブルが発生することも少なくありません。 エムスリーデジタルコミュニケーションズでは、年間1,000本以上のWeb講演会を開催しており、こうした課題に対して日々サービスの改善を行うと共に、視聴者がより積極的に、快適に視聴できる新たなサービス提供も行っています。

かんたん図解「Web講演会」

Web講演会が普及した3つの理由

製薬企業・医療機器においては、Web講演会は十分に浸透しておりますが、ここまで普及した理由を改めて振り返りたいと思います。 これからWeb講演会を企画する方は是非ご参考にしてみてください。

リソースの効率化

外部会場で講演会を行う場合、「会場の予約手配」「ケータリングのご用意」「外部会場との事前打合せや調整」「講演資料など配布物の準備」「聴講者の告知集客」など多大な時間的な制約とコストが必要となります。 さらに、聴講される方々への事前のご案内や開催当日の会場へのご案内などでは、主催者MRの皆様がリソースを割いてご対応いただいていることと思います。 また、費用についても、1,000名規模の講演会を大規模な会場で開催するのであれば、高額な予算が必要となります。 「Web講演会」はこれら外部会場の手配や調整、様々な関連する準備などの業務を大きく削減させることが可能であり、さらに運営全体の業務が軽減することで、主催者のリソースを別の営業活動に向けることが可能になりました。

聴講者の物理的な制約の削減

全国の外部会場で開催される講演会で聴講される場合、遠方から参加される方は時間を費やして移動し、日帰りが困難であれば宿泊することもあります。 何より「著名な講演者によるお話をぜひ聴講したいが、時間的な制約から参加できない」と参加をあきらめてしまう方もいらっしゃることでしょう。 全国の外部会場で開催される講演会に参加する物理的な制約は大きく、参加を決心するための心理的なハードルとなっていると想像できます。 「Web講演会」はオンラインのメリット活用し、全国どこにいてもお手持ちのパソコンやタブレットなどの端末からご参加いただくことが可能で、物理的な制約が大きく削減いたします。これにより参加への心理的負担も軽減すると主催者からも好評をいただいております。

集客基盤の充実

主催者がまず頭を悩ませるのは「聴講者にいかにして来場していただくか」という集客に関する問題です。 従来の講演会では、担当者が聴講いただきたい医療従事者へとおもむき、ご案内をされていましたが、リソースや訪問規制などの影響から、今日において多くの先生に来場いただくことは容易ではありません。 Web講演会は、m3.comをはじめとした外部サイトでの配信を行うことが可能で、これまで接点のなかった先生に対しても告知を行い、講演を視聴いただくことが可能となることも、普及に貢献した理由の一つです。

弊社配信実績 m3.com / 日経メディカルオンライン / メドピア / ケアネット / Qlife etc

Web講演会が抱える4つの課題への対策

Web講演会は利便性の高さから急速に普及していく一方で、いくつかの課題に直面しています。 各社が毎日のように講演会を実施している中で、私たちもこうした課題のご相談をいただく機会が少なくありません。 技術的な問題などから、お応えすることが難しい課題もありますが、これまで私たちは可能な限り皆様の課題解決に取り組んでまいりました。

企画・演出の限界

Web講演会の開催が増加している中、最近では差別化が難しいという声をいただくことが増えてきました。 従来の講演会のスタイルとは違う、新しい企画を求められている担当者様は多く、弊社へもご相談いただくことが非常に多くあります。 これまで弊社でも多様な企画をお手伝いしている経験から、ディスカッションに参加させていただくことも増えており、こうした知見から企画サポートをさせていただく他、エムスリーグループの医療系広告代理店との共同提案も積極的にさせていただいております。 また実施にあたっては、企画意図と予算を踏まえた技術サポートが必要となります。複数の医師によるディスカッションや遠隔地域同士の座談会の配信、海外からの講演会を始めとして、新たな企画を実施、様々なプロジェクトを技術的な側面からサポートすることで、こうした課題に取り組んでおります。

聴講者と主催者のコミュニケーション

一方向の配信の場合、長時間の講演会をいかに継続して視聴していただくかということが大きな課題です。会場の講演会に比べると集中力が持続しづらいという声を聞くことも少なくありません。 こうした課題に対して、私たちはアクティブラーニングの思想の下、視聴者がより積極的に参加できるWeb講演会を提供しております。 講演内容の理解を深めるテストを行ったり、リアルタイムで聴講者アンケートを行い講演会の中で解説するなど、より有益な講演会となるよう工夫が凝らされたWeb講演会を既に多くの企業様にご利用いただいております。

安定した配信環境・視聴環境

講演を行う会場や当日の周辺状況などの外部要因によって、やむなくネットワークが不安定となり切断してしまうリスクがあります。 エムスリーデジタルコミュニケーションズでは、このリスクに対する対策として常にバックアップ機材やネットワークの用意をしており、安定したネットワーク配信を心掛けております。 また視聴者の環境に起因するトラブルが発生するのもWeb講演会特有の課題です。 視聴者がトラブルに直面した時に、よりスムーズに視聴を再開できるための視聴ページ設計、サポート体制の提供を心がけております。

定量的な評価

従来の講演会では、会場の聴講者の様子などから、講演会の手応えを把握することができましたが、Web講演会では、視聴者が満足したのか、理解が本当に促進されたのか見えづらいという問題があります。 他方で、Web講演会はインターネットの上で視聴されているからこそ定量的な評価が可能であるという側面も存在しています。 視聴者数や視聴時間以外にも、私たちは視聴者の行動を取得するための取り組みを加速させております。一部には新しいベンチャー企業との取り組みもあり、自社内以外の技術も導入可能な点も私たちの強みであると考えています。

コミュニケーションのさらなる進化に向けて

「Web講演会」は聴講者と主催者にとって、使い勝手の良いサービスでなくてはなりません。エムスリーデジタルコミュニケーションズのコミュニケーションを活性化させる取り組みを一部ご紹介いたします。

医療従事者向けオウンドサイト/基幹システム連携

Web講演会は製剤や機器の理解を促進するための一つの手段であり、MR活動やその他のデジタルマーケティングとあわせて多面的にユーザーを理解することが重要です。 特に、医療従事者向けのオウンドサイトを活用されたいという動きが活発化しており、それに伴い企業サイトとWeb講演会のデータ連携のシステム開発サービスを提供しております。 さらに一部には、CRM(Customer Relationship Management)やMA(Marketing Automation)との連携についてもお手伝いをしております。 こうした施策は単なるデータ連携ではなく、オンライン/オフラインに関わらず、顧客とのコミュニケーションを進化させていく上で大変に重要です。

ワンクリック・コミュニケーションの提供

Web講演会には視聴した医療従事者の中には「質問の機会を逃してしまったが、少し疑問が残った」という方がいらっしゃると考えています。 Web講演会の後に、より効果的でクイックなフォローを行うのであれば、この「ちょっとだけ聞きたい」の声を聞き逃すべきではありません。 私たちはこの潜在的な視聴者が気軽にコミュニケーションを取ることのできる「ワンクリック・コミュニケーション」サービスを提供しております。 面倒な問合せフォームに入力するのではなく、クリックひとつで視聴者が自身の疑問を問合せることのできるシステムにより、オンラインでも気軽に連絡が取れる環境をご用意いたします。

サービス詳細やお見積りのご相談はお気軽にご連絡下さい

エムスリーデジタルコミュニケーションズは「Web講演会」の開催に関する様々なお悩みのご支援を、ワンストップでご提供しております。 現在利用しているベンダーとサービス内容を比べてみたいといったご相談についても積極的にお応えしておりますので、どうぞお気軽にお問合せください。

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