Web講演会コスト削減余地大!購買担当者が見直すべき状況3パターン

Web講演会は各製薬企業において年間100本以上、多い企業で200~300本ほど開催されており、既に主要なプロモーション手段として活用されています。

そこでWeb講演会の本数が増加するにつれ、見直しが必要になるのがその費用。
特に1本あたり100万円前後となる本社マーケティング部門主催のWeb講演会は、これだけの数が積み上がると看過できない販促費用規模となります。

実際に私たちエムスリーデジタルコミュニケーションズが製薬企業各社の購買ご担当者様にご相談いただく際も、みなさん以下のような課題感をお持ちのことが多いようです。

「既存のベンダーがなんとなく高い気がする」
「数あるWeb講演会ベンダーの違いがわからない」
「Web講演会の費用を見直したいけれど、どこから手を付けていいかわからない」

こうしたお声に対し、弊社は最後発のWeb講演会ベンダーとして、フラットな目線でお話をさせて頂いております。
今回はその内容を「Web講演会コスト削減余地大!購買担当者が見直すべき状況3パターン」と題して簡単にまとめましたので、思い当たる点がありましたらぜひご相談ください。

1. 追加オプションの利用ルールが全社で統一されていない

Web講演会ベンダーと年間の専任契約を締結されている企業様も多いかと存じます。
こうした企業様でよく聞かれるのが、当初の見積もりと請求金額との乖離が大きいというもの。

「実費(交通宿泊費・輸送費・会場費など)分を差し引いても、コンペで聞いていた額を大きく超過した請求がくる。 でも明細を確認しても理由が分からない!」

これは多くの場合、【実務担当者が利用するオプション】に起因しています。
実はこのオプションの提供方法やルールの作り方によっては、Web講演会費用の大幅削減が可能です。

例えば、各担当者がそれぞれに視聴者向けアンケート機能など特定のオプションを利用している場合。
これをシステム化してしまえば、一定の初期投資はかかるもののランニング費用を低減させることができます。
初期投資についても実際は1年もかからずに回収できるものも少なくなく、結果として中長期で大きな費用削減に成功された企業様もいらっしゃいました。

また、背景合成など一部の演出系オプションについては、ホテルや会議室などの外部会場から配信するとスタジオより高額になりがちです。
こういった場合、「外部会場では原則利用不可」という運用ルールの追加をご提案しております。
たったこれだけで、WEB講演会単価の高騰を回避することができます。

弊社でも複数の企業様とこうした費用見直しの取り組みをご一緒させていただいており、クライアント企業様の予算コントロール方針に則ったご提案が可能です。

2. 本社・支店・営業所間でWeb講演会ベンダーを一本化していない




近年、本社主催のみならず、支店・営業所が主催するエリアWeb講演会も盛り上がっており、弊社でも年間1,000本近い案件をお手伝いしております。
こうした背景においてよくあるのが、主催部門や開催規模によってベンダーを使い分けているという状況です。

これは、ほとんどの本社Web講演会提供ベンダーがエリア用の廉価版サービスを有していないことが理由で、業界最大手のベンダーでエリアWeb講演会を開催した場合、1回50万円は下らないとも言われています。
この状況で支店・営業所が個別にベンダー選定をすると、当然安価に配信できる中小ベンダーを利用することになります。
その結果、購買力が分散し、全社で費用を合算するとかえって高くつくという状況に陥ってしまうのです。

弊社では、リッチな演出の本社Web講演会を安定配信する提案力・技術力があるだけでなく、エリアWeb講演会の提供価格は20万円から。
そのため、全社全拠点の配信を弊社に一本化しただけで大幅なコスト削減ができたとの声を多く頂戴しております。
またこのような場合、費用だけでなく情報共有含め関連オペレーションの簡略化などのメリットも実感いただいております。

3. 本社に利用していない会議室がある




本社主催Web講演会にかかる費用のうち、特に費用がかさみがちなのがスタジオ等の会場費です。

この場合にご提案しているのが、利用頻度の少ない会議室などにスタジオを構築する方法です。
弊社でもスタジオを3か所保有しておりますが、その他に複数企業様のオフィス内にスタジオを構築した実績がございます。
ごく簡易なものから専用機材をすべて盛り込んだ本格的なものまで、規模や使用頻度に応じて幅広くご提案が可能です。

またさらに踏み込んで、構築したスタジオに常駐エンジニアを派遣している事例もございます。
こうすることで、Web講演会の時間帯以外にも、トップメッセージなどの社内広報や研修部の動画撮影なども行うことができ、さらなるコストメリットにつながります。

常駐エンジニアを提供できるベンダーは非常に限られており、こうした新しいカタチでのサービス提供ができるのも弊社を選定頂いている理由の一つです。

まずはお気軽にお問い合わせください

Web講演会の切り替えは負担も少なくないものですが、それ以上に見直しをしないデメリットは意外と大きいものです。

まずは現状のお困りごとや既存の利用ベンダーには聞きにくい不満・課題の解決方法について、弊社までお気軽にお問い合わせをいただけますと幸いです。

弊社を選定いただくか否かに関わらず、きっと皆様のお役に立てるかと思います。以下「ワンクリックお問い合わせ」ボタンをクリックいただくと、弊社担当者から1営業日以内にご連絡を差し上げます。

心より皆様からのご連絡をお待ち申し上げます。

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